Idealny budżet festiwalu filmowego powinien składać się z pieniędzy publicznych, głównie samorządowych oraz funduszy pochodzących z różnych programów wsparcia kultury, a także prywatnych, od sponsorów, firm i fundacji. Kluczem do pozyskania finansowania jest obrotność, dobra orientacja w programach finansowania oraz umiejętność nawiązywania kontaktów z potencjalnymi partnerami. 

Gdzie szukać pieniędzy?

Myślimy "finansowanie", mówimy: Polski Instytut Sztuki Filmowej. Niestety, sytuacja nie wygląda  różowo. Rzeczywiście, PISF dysponuje środkami na wsparcie festiwali filmowych i innych imprez, które można znaleźć w programie Upowszechnianie Kultury Filmowej, w priorytetach: Wydarzenia Filmowe, Filmowe Inicjatywy Lokalne i Edukacja filmowa i kształcenie profesjonalne - ten ostatni dedykowany szczególnym rodzajom przedsięwzięć. Według ustawy Instytut może dofinansować do 50 proc. budżetu imprezy, ale częściej jest to udział w wysokości 10-20 proc. i na tyle de facto możemy liczyć.





Dotacja z PISF a budżet festiwalu, infografika PISF


Praktycznie jednak nie ma szans na zdobycie dotacji, jeśli impreza jest dopiero w fazie rozwoju. PISF znacznie ograniczył dotację dla lokalnych imprez, koncentrując się na strategicznych, sprawdzonych festiwalach. Tę politykę tłumaczy koniecznością większego wsparcia dla programu cyfryzacji kin w małych miejscowościach, zagrożonych zamknięciem.

Ale decyzja PISF ma drugie dno. Instytut nie chce wspierać imprez, które rodzą się tylko w głowach animatorów kultury, a nie znajdują wsparcia w samorządzie, w publicznym i prywatnym partnerstwie lokalnym. Menedżerowie wiedzą jednak, że o przychylność miasta czy województwa nie jest łatwo. Trzeba na nie pracować nawet kilka lat, kosztem wielkich wyrzeczeń. Zdarza się, że władze rozumieją znaczenie i rolę kultury i chcą mieć swoją wizytówkę w postaci szytego na miarę festiwalu filmowego. W tej komfortowej sytuacji  trzeba jednak uważać, żeby nie podawać wygórowanych żądań finansowych,  lepiej wyczuć możliwości miasta i zaproponować imprezę w rozsądnym kształcie i programowym i finansowym.

A co, jeśli samorząd nie jest zainteresowany? Robić swoje. Z czasem lody się przełamią. Nie obrażać się, wystąpić o patronat czy inne barterowe, niefinansowe formy wsparcia. I poszukać wsparcia poza ratuszem czy urzędem marszałkowskim.

Lokalni przedsiębiorcy bardzo często okazują się zdumiewająco chętni do wsparcia lokalnej inicjatywy kulturalnej kwotą od kilku do 20, 30 tysięcy złotych. Aby jednak podnieść nasze szanse zdobycia sponsorskich pieniędzy, należy mieć gwiazdę, albo jeszcze lepiej - gwiazdy. Związaną z regionem, lub nie. Kogoś z otwartą głową, chętnego do promowania ambitnej imprezy i rozumiejącego koszty takiej pracy. Pamiętajmy jednak, że lokalny przedsiębiorca musi coś otrzymać  w zamian. Zaproponujmy mu ekspozycję logo, materiałów reklamowych, informację o jego udziale podczas konferencji, uroczystości otwarcia i zamknięcia a także dołączenia do pakietów festiwalowych produktów lub reklam sponsora. Jeśli udział sponsora jest dostatecznie wysoki, można rozważyć powiązanie go z nazwą nagrody. Szanujmy mecenasa, ale także siebie samych - wartość świadczeń musi być dostosowana do udziału firmy w naszej imprezie.

Nie tylko pieniędzmi festiwal żyje. Warto rozejrzeć się po regionie, zorientować się, jakie na jego terenie działają firmy, instytucje i organizacje pozarządowe. Wielu restauratorów chętnie zorganizuje bankiet lub udzieli filmowcom znaczącego rabatu. Z góry można założyć, że większość kin, i to nie tylko tzw. tradycyjnych, będzie chciało gościć u siebie naszą imprezę otrzymując w zamian status współorganizatora. Należy stosować zasadę - płacimy za usługi okazjonalnie lub wcale, używając jako asa w rękawie statusu partnera imprezy, którym można uhonorować miejscową drukarnię, pracownię graficzną i poligraficzną, właściciela systemów targowych i biurowych do wynajęcia, kwiaciarnię, cukiernię, dealera samochodowego. Wszystkie tego typu świadczenia musimy sobie "wychodzić", potrzebujemy na nie więcej czasu niż kilka tygodni. Poszukiwania partnerów musimy zacząć najpóźniej na pół roku przed datą rozpoczęcia imprezy.

Najbardziej oczywistym źródłem finansowania festiwali filmowych jest PISF i samorządy. Jednakże raz w roku swoje programy ogłasza Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, i wtedy można skorzystać z priorytetów Film i Edukacja Artystyczna oraz Edukacja Kulturalna. Liczba dofinansowanych projektów w zestawieniu z liczbą ubiegających się wniosków jest jednak bardzo mała.

Jeżeli mamy ambicję stworzenia imprezy o charakterze międzynarodowym, należy od razu tak ją programować, żeby zwiększyć w przyszłości szansę na uzyskanie dotacji z programu Media.  Aby uzyskać dofinansowanie ze środków Komisji Europejskiej,  przynajmniej 70 proc. całego repertuaru przedstawionego publiczności w ramach festiwalu musi dotyczyć produkcji europejskich reprezentujących przynajmniej 10 państw uczestniczących w programie MEDIA. Program udziela wsparcia  w maksymalnej kwocie 75,000 Euro na konkretne obszary działania, które wymienione są na stronie biura Mediadesk Polska (np. wynajęcie kopii czy wynagrodzenia profesjonalistów). Co jednak szczególnie istotne, oceniający wnioski biorą pod uwagę konkretne czynniki: europejski wymiar repertuaru, jego różnorodność kulturową i geograficzną, innowacyjność i wartość merytoryczną, frekwencję, wpływ na promocję i rozpowszechnianie filmów, oraz, co szczególnie warto podkreślić, udział profesjonalistów branżowych. Jak to będzie wyglądało w przyszłym programie Media trudno przewidzieć, trzeba pamiętać, że przyszły program Kreatywna Europa nastawiony ma być na tworzenie sieci twórczych i komunikację międzynarodową.


Festiwal Młodzi i Film w Koszalinie organizowany jest przez Stowarzyszenie Filmowców Polskich przy wsparciu władz miejskich i wojewódzkich, fot. MiF

Sztuka komunikacji, sztuka pisania wniosków

Niezależnie jednak czy ubiegamy się o pieniądze prywatne, z kasy centralnej czy  samorządowej, musimy w terminie złożyć doskonale przygotowany, poprawny formalnie i interesujący wniosek. Terminy należy śledzić na stronach internetowych (a także BIP-ach) instytucji publicznych. Zazwyczaj programy ogłaszane są zaledwie kilka tygodni przed ostatecznym terminem złożenia projektu. Obecnie większość instytucji publicznych czy non-profit wymaga wypełniania własnych wzorów wniosków, co jednak pocieszające, są one zazwyczaj bardzo podobne. Umiejętność pisania wniosków i tropienia pasujących programów dofinansowań to najważniejszy atut współczesnego menedżera kultury. Wiele programów ma tylko jeden termin składania wniosków, należy więc przygotować się do złożenia wniosku na imprezę wrześniową czy grudniową blisko na rok przed jej datą. Wiadomo, że wszelkie założenia budżetu, kosztów, składu jury czy wielkości nagród mają wówczas charakter hipotez, ale nie martwmy się - urzędnicy na pewno wezmą pod uwagę odstępstwa od założeń, zazwyczaj załatwia się tę kwestię raportem lub aneksem do umowy.

Organizator festiwalu musi być otwarty i pomysłowy. Uwalniając się od myślenia wyłącznie o filmowym aspekcie imprezy, zyskuje dodatkowe możliwości. Może korzystać z lokalnych lub międzynarodowych programów edukacji młodzieży, prewencji, rozwoju innowacji czy kapitału społecznego oraz programów wspierających inne dziedziny twórczości. Ważne, żeby umiał dostosować program i profil imprezy do wymogów określonych we wniosku. Ma to same dobry strony: impreza zyskuje dodatkowe pieniądze, rozszerza się program imprez uzupełniających, a my rozwijamy kreatywność swoją i uczestników.
 
Obok licznych matryc wniosków, musimy mieć przygotowany uniwersalny opis projektu, rodzaj folderu, zawierającego opis imprezy, sekcji, dane organizatorów i koniecznie zdjęcia z poprzednich edycji oraz portrety znanych osób, związanych z projektem. Taki materiał będzie ważnym uzupełnieniem oferty sponsorskiej, wniosku o dofinansowanie lub o objęcie festiwalu patronatem medialnym czy honorowym. 

Warto także rozejrzeć się za innymi partnerami instytucjonalnymi imprezy. Nie wniosą oni pieniędzy, nagród rzeczowych czy usług, ale mogą wzbogacić ją swoim know-how, energią, potencjałem intelektualnym i artystycznym. Współpraca z uczelnią gwarantuje reklamę naszej imprezy w środowisku akademickim, powołanie jury studenckiego podnosi jej prestiż. Dyskusyjne Kluby Filmowe, organizacje twórcze, młodzieżowe, grupy artystyczne, teatry, galerie sztuki, wszystkie środowiska kreatywne w regionie czy mieście to naturalni partnerzy naszego festiwalu. Ale warto szukać ich bardzo szeroko. Znane są przypadki współpracy organizatorów imprezy z instytucjami z sektorów niepokrewnych: z Policją, Strażą Pożarną, a nawet Wojskiem Polskim. Instytucje te dysponują znakomitym zapleczem sprzętowym, samochodowym, wyposażonymi salami konferencyjnymi, własnymi ośrodkami i innymi wartościami materialnymi.

Impreza, która może wykazać się licznymi partnerami, a zwłaszcza mocnym wsparciem lokalnym, zyskuje w oczach przedstawicieli władz samorządowych i centralnych. Do osób oceniających nasze wnioski idzie wówczas sygnał, że festiwal jest ważnym i pożądanym elementem kulturowego krajobrazu regionu.


Międzynarodowy Festiwal Filmowy w Berlinie, fot. AKPA

Regulamin, nabór, źródła pozyskiwania filmów

Organizatorów festiwalu filmowego obowiązują pewne zasady, których należy przestrzegać niezależnie od tego, czy mamy do czynienia z wielką imprezą z licznymi sekcjami, czy z małym lokalnym konkursem. Przede wszystkim musimy mieć sporządzony dobry regulamin, sprawdzony przez prawnika, nie budzący wątpliwości, jednoznacznie określający zasady konkursu filmowego, daty i warunki naboru filmów konkursowych. Z regulaminu musi jednoznacznie wynikać, jakiego typu filmy można zgłaszać do konkursu, na jakim nośniku i w jakim terminie. Regulamin musi rozwiązywać kwestie praw autorskich do filmu, określać, kto ponosi koszty wysyłki kopii w obie strony, a także zobowiązywać zgłaszającego film do oświadczenia o nienaruszaniu praw osób trzecich do utworu i prawie do zgłaszania go na imprezy. Dobrze zastanówmy się, ile projekcji chcemy zorganizować, czy przewidujemy projekcje filmów nagrodzonych i ujmijmy to w regulaminie. Niedopuszczalne jest informowanie producenta czy reżysera, że nie przyjmujemy jego filmu bo jest za długi, za krótki bądź reprezentuje niepożądany rodzaj filmowy, jeśli nie zawarliśmy tego w regulaminie.

W dniu, w którym ogłaszamy nabór filmów, regulamin wisieć musi na stronie festiwalu. Niewskazane jest wprowadzanie istotnych zmian w jego treści po tej dacie. Jeśli przewidujemy nagrodę rzeczową, podkreślmy to w komunikacie o naborze. Na pewno zwiększy to zainteresowanie naszą imprezą.

Komunikat o naborze (wraz  z informacją o dostępności karty zgłoszeń, regulaminu itd.) wysyłamy najpóźniej kilka miesięcy przed festiwalem do mediów, szkół filmowych, grup twórczych, producentów, organizacji w branży filmowych. W miarę potrzeby można powtórzyć komunikat za 2 tygodnie przed zamknięciem naboru. Informacja ta musi być również umieszczona na stronie internetowej i fanpage'u imprezy.

Nie łudźmy się jednak. Póki nasza impreza nie ma wielkiego zasięgu lub wysokich nagród, to po naszej stronie leży zapewnienie dobrego repertuaru. Słaby wybór filmów obciąża przede wszystkim dyrektora artystycznego. Musi on odwiedzać festiwale, śledzić bieżącą produkcję filmową i sam zabiegać o dobre filmy. Oczywiście, łatwiej jest w przypadku krajowej formuły. Jeśli mamy ambicję zorganizowania festiwalu międzynarodowego, musisz jeździć po najważniejszych imprezach w Europie i na świecie, i negocjować warunki prezentacji filmu. Nie łudź się, że wszyscy dadzą ci filmy za darmo. Błędem jest opieranie się na selekcji innych festiwali, pozyskiwanie tytułów wypróbowanych już przez innych. Jeśli nie masz warunków, żeby zrobić dobrą sekcję międzynarodową, zrób konkurs krajowy i pokazy specjalne. Z czasem, gdy festiwal się rozkręci, możesz zdecydować się na poszerzenie programu. Pamiętaj o zasadzie - lepiej zrobić dobry festiwal skromny, lokalny ale wyrazisty, niż przeciętny międzynarodowy o wybujałych ambicjach i słabym konkursie.

Niewyczerpanym źródłem inspiracji jest internet. Wiele krótkich metraży dostępnych jest w sieci, co nie znaczy, że możesz je bez zgody właściciela praw włączyć do programu. Jeśli dopiero rozkręcasz imprezę, uczestnicy i widzowie wybaczą ci problemy organizacyjne, kłopoty z techniką czy nietrafione miejsca projekcji i nieodpowiednich prowadzących spotkania; nie wybaczą ci jednak bylejakości i przypadkowości doboru filmów.

W następnym odcinku między innymi: co to  jest festiwalowe genius loci i jak  stworzyć atmosferę festiwalu?