Konkurs stanowi najważniejsza sekcję festiwalu. Ale żadna impreza filmowa nie może istnieć bez tzw. wydarzeń towarzyszących. Wybór i organizacja pozakonkursowych sekcji to jedna z najważniejszych decyzji dyrektora artystycznego. Ten czynnik składowy festiwalu w największym stopniu uzależniony jest od budżetu imprezy.

Przykładowa struktura budżetu średniego festiwalu filmowego daje wyobrażenie o tym, jakie koszty musimy zaplanować, a gdzie możemy szukać oszczędności:


Źródło: opracowanie własne

Z czego możemy zejść? Na pewno z cen licencji (jeśli będą przeważały krótkie metraże i debiuty) i z opracowywania filmów, jeśli nie decydujemy się na polskie premiery filmów zagranicznych. Zawsze możemy oszczędzić na reklamie, honorariach i na kosztach związanymi z gośćmi, bo w tym wypadku wydajemy po prostu tyle, ile mamy. Jeśli nie mamy dużo pieniędzy na twardy marketing, warto lepiej zapłacić rzecznikowi prasowemu, żeby nadrobił to sprawnym PR-em. Musimy dopasowywać rozmach do możliwości. Lepiej zaprosić 10 osób i ugościć ich należycie, niż 30 i skąpić na hotelach, poczęstunkach, transporcie. Bo te 10 dobrze przyjętych osób zrobi nam lepszą reklamę  na zewnątrz niż kilkadziesiąt średnio zadowolonych.

Imprezy specjalne to newralgiczny punkt każdego kosztorysu. W praktyce zajmują 10-20 proc. budżetu a decyzja o nich podejmowana jest na samym końcu. Wynika to z faktu, że każdy menedżer festiwalu z ostatecznymi decyzjami finansowymi czeka do rozstrzygnięcia wszystkich konkursów grantowych, co najczęściej trwa do końca I kwartału. Wiadomo - konkursy muszą się odbyć, ale kosztowny koncert czy impreza plenerowa - niekoniecznie.

Najczęściej organizowane wydarzenia towarzyszące, to:

• projekcje specjalne, tematyczne, retrospektywy
• koncerty
• otwarte imprezy plenerowe dla mieszkańców
• panele dyskusyjne, spotkanie z twórcami
• imprezy branżowe dla profesjonalistów
• targi
• uroczystość otwarcia i zamknięcia
• warsztaty i szkolenia
• performance, wystawy, promocje książek  itp.

Najtrudniejsze organizacyjnie, zazwyczaj też kosztowne, są imprezy plenerowe, ale także koncerty muzyczne mogą nadwerężyć kasę festiwalu. Obowiązuje zasada umiaru - rób tyle imprez towarzyszących, na ile cię stać i finansowo, i siłowo. Zawsze lepiej mniej, a porządniej. Dotyczy to zwłaszcza gali zamknięcia festiwalu. Jest najważniejszym punktem programu i bardzo często największym niewypałem imprezy. Z punktu widzenia widza i gościa festiwalowego zakończenie jest najczęściej nużące (chyba że jest szczęśliwym laureatem i wychodzi po nagrodę), dlatego lepiej oszczędzić mu potencjalnych cierpień i maksymalnie skrócić czas imprezy. Skromna, ascetyczna ale dobrze przygotowana i przećwiczona ceremonia lepiej sprawdza się niż fajerwerki - te zostawmy największym galom.


Gala zamknięcia 31. Koszalińskiego Festiwalu Debiutów Filmowych "Młodzi i Film", fot. MiF

Bardzo wiele jednak wydarzeń towarzyszących można zrobić niewielkim kosztem,  dzięki budowanemu pieczołowicie partnerstwu publicznemu i prywatnemu. Tutaj najwięcej zależy od pomysłowości organizatorów imprezy. Można dogadać się ze studiem filmowym, szkołą, grupą twórczą, formacją artystyczną i w zamian za status partnera uzyskać od nich gratisowo licencje na wyświetlanie filmów albo po kosztach zorganizować występ, koncert, happening itp. To najtańsza i najbardziej efektowna droga wzbogacenia programu festiwalowego. Możliwości są w zasadzie nieograniczone -  można zorganizować warsztaty dla młodzieży we współpracy z miejscowymi szkołami, konferencję z miejscową uczelnią, promocję książki lokalnego wydawnictwa lub benefis twórcy związanego z miejscowością, w której organizujemy festiwal. Zdumiewająco wiele instytucji chce w rzeczowy sposób wesprzeć naszą imprezę, choćby po to, by wykazać się działalnością edukacyjną i kulturalną i ująć ją w rocznych raportach. Jeśli więc cierpimy na niedobór budżetu, rozejrzyjmy się wokół siebie i zastanówmy się, które firmy z regionu mogą nam pomóc zorganizować wydarzenia towarzyszące albo którzy znajomi artyści i instytucje sektora kreatywnego otwarci są na tego typu partnerstwo.

Osobna uwaga należy się warsztatom. Warto zwrócić uwagę na ten rodzaj wydarzeń wspomagających. Dzięki nim nasza impreza zyskuje aspekt edukacyjny, a my zyskujemy możliwości dofinansowania naszego przedsięwzięcia z zupełnie innych programów, niż te tradycyjnie dedykowane kinematografii. Poza tym zyskujemy grono oddanych wielbicieli i orędowników festiwalu, którzy bezinteresownie będą przekazywali informacje o niej i bezpośrednio lub wstukując komentarze na facebooku.

Szczegół? Wcale nie.  Bo wierność festiwalowych widzów jest ważnym elementem budowania atmosfery festiwalu i magii miejsca. Tu najwięcej zależy od szefów imprezy, ich osobowości, charyzmy, ale także cierpliwości i poczucia humoru. Festiwale takie jak Prowincjonalia we Wrześni czy Tarnowska Nagroda Filmowa zbudowały sobie renomę między innymi poprzez grupę wiernych przyjaciół i nieformalnych ambasadorów imprezy. Są też festiwale, które nawiązują z widzem dialog, a on czuje się traktowany poważnie - jak Planete+ Doc Film Festival czy Watch Docs. Tego typu "miękkie" wartości są trudno wyliczalne, ale o nich właśnie mówi się najwięcej.

Filmy są ważne, ale przemijają. Widzowie trwają przy naszych festiwalach, kochają je, wracają co roku, planują urlopy i wakacje, dopasowując je do terminarza imprezy. Niezwykle trudno jest "zapiąć" budżet, zdobyć filmy, przebić się do świadomości społecznej przez szum informacyjny, przekonać lokalne władze do naszego pomysłu. Ale jeszcze trudniej zachować dobrą markę i sprawić, że na naszą imprezę czeka się cały rok.

Czego portalfilmowy.pl życzy wszystkim planującym organizację imprezy filmowej od podstaw.