Czy w kategoriach funkcjonalnych i optymistycznych jednocześnie, można stworzyć wzór osiągnięcia rentowności? Czy można znaleźć odpowiedzi na to, jakie koszty produkcji, dystrybucji i promocji należy założyć, aby przyniosły zwroty kolejnym inwestorom i mecenasom projektu, a także dystrybutorowi, przy zakładanych poziomach widowni w kinach? Są tacy, którzy twierdzą, że to możliwe i nie jest to wcale takie trudne  

Otóż prototyp takiej aplikacji właśnie powstał i został zaprezentowany publicznie pod koniec czerwca w siedzibie Filmoteki Narodowej Instytutu Audiowizualnego. Sala pękała w szwach, dla wszystkich chętnych zabrakło miejsca. Projekt prezentował jego pomysłodawca i główny realizator Kamil Przełęcki. W realizację aplikacji zaangażowały się Alicja Grawon–Jaksik  i Magdalena Daniel przy wsparciu Arthura Czernika i Julii Maisy. Projekt był szeroko konsultowany  z ekspertami z różnych specjalności i obszarów filmowych, a także z dystrybutorami, specjalistami od finansów czy psychologami. Kolejna prezentacja projektu odbędzie się już wkrótce, 24 lipca 2019 roku w Centrum Kreatywności Targowa, przy wparciu StoryLab Pro. 

Kamil Przełęcki, Alicja Grawon-Jaksik, materiały organizatora

W efekcie powstała aplikacja Film Factors PL – tworzona w ramach projektu edukacyjnego Farma Produkcyjna IV. Gwoli wyjaśnienia – Farma została stworzona w 2015 roku jako projekt wspomagający młodych producentów i kierowników produkcji z polskich szkół filmowych. Pierwsze trzy edycje opierały się o przygotowania developmentowe i produkcyjne oraz operacyjne w produkcji trzech filmów fabularnych, które zresztą powstały. „Farma Produkcyjna IV” to kolejny, zdecydowanie bardziej zaawansowany etap opracowywania schematów projektów filmowych opierający się o badania, analizy kosztorysowe, badania statystyczne twardych danych rynkowych oraz opracowania wariantowe w zakresie planowania produkcji. W ramach bieżącej edycji programu powstał prototypowy algorytm wyceny kosztów produkcji oraz kosztów promocji oparty o faktory wpływające na proces budowania kosztorysu. Usystematyzowane faktory pozwoliły na skrócenie drogi budowania szczegółowego kosztorysu i poprzez zastosowanie algorytmu wrażliwego na kluczowe czynniki kosztu produkcji i promocji dają precyzyjny wynik, będący szybką kalkulacją i punktem odniesienia na wstępnym etapie analizy scenariusza” – czytamy na stronie filmfactors.pl.

W istocie Film Factors PL jest dość prostą w użyciu aplikacją do automatycznej kalkulacji realnych kosztów produkcji i promocji filmu fabularnego oraz określenia poziomu jego rentowności. Pozwala na szybką weryfikację założeń produkcyjnych, a także na ich aktualizację, biorąc pod uwagę aktualne stawki rynkowe (jak wiemy, rosnące w szybkim tempie). Warto dodać, że algorytm wyliczający dane kosztorysu dla ułatwienia został sporządzony w oparciu o obowiązujący szablon Polskiego Instytutu Sztuki Filmowej.

Kamil Przełęcki, materiały organizatora

Jak aplikacja powstawała?

Przez sześć miesięcy podczas ponad 200 godzin spotkań zespołu roboczego i kilkunastu spotkań twórcy ze specjalistami z tynku przeanalizowano detalicznie każdy element kosztorysu filmu, przeprowadzono serię badań jakościowych, wywiadów i  konsultacji.

Samo ułożenie wzoru kosztorysu powstało w oparciu o zasadę skracania długiego równania, szukania wspólnych czynników mnożenia (faktorów), powtarzających się pozycji.  W efekcie Przełęcki opracował algorytm dla wszystkich 30 kategorii, które składają się na kosztorys produkcji i 14 kategorii składających się na kosztorys dystrybucji i promocji filmu. Uwzględniono wiele różnych skal budżetów zarówno dla filmów historycznych, współczesnych i futurystycznych jak i kilkadziesiąt innych czynników (np. zamysł inscenizacji, liczebność obsady, stopień doświadczenia ekipy, obecność aktorów dziecięcych, miejsca realizacji, stawki aktorów, skalę  efektów specjalnych i wizualnych, planowaną liczbę dni zdjęciowych, skalę scen masowych, standard produkcji, komfort socjalny, pochodzenie scenariusza itp.).

Uwzględniono także możliwe odstępstwa od standardu i statystycznych punktów odniesienia. Wszystko w myśl zasady, aby, jak to ujął Przełęcki, „starać ciąć niepotrzebne sceny i idące za tym dni zdjęciowe na papierze, a nie na stole montażowym, wyrzucając do kosza zrealizowane sceny wraz
z wydanymi na nie pieniędzmi”. 

To pierwsza część tego zamysłu. Cały patent polega jednakże na tym, by, mówiąc w największym uproszczeniu, tak przygotować teraz plan kosztów produkcji (R&D oraz P&P&P) i dystrybucji (P&A),  aby – uwzględniając założenia umów z inwestorami – osiągnąć jak najlepszy plan zwrotu nakładów.
Pamiętajmy bowiem, że schemat zwrotu z eksploatacji filmu na różnych polach może być bardzo skomplikowanym algorytmem. Wkład PISF jest niezwykle przyjazny – zwraca się go proporcjonalnie po uzyskaniu pierwszej złotówki zysku, po osiągnięciu progu rentowności. Ale nigdzie nie jest powiedziane, że wszyscy inwestorzy otrzymują zwroty w tym samym czasie i w tych samych proporcjach – pisaliśmy o tym przy okazji relacjonowania Industry Off Camera. Fundusze i inwestorzy mogą działać na zasadzie „agresywnej”, domagając się pierwszeństwa czy szybszego tempa zwrotu.  Nie mówiąc już o koproducentach zagranicznych. Zaangażowanie dystrybutora też może mieć i różną skalę i różne formy.  Może uwzględniać też MG (minimum gwarantowane), ale nie musi – MG ma  i swoje pułapki, to właśnie przykład dość agresywnego wkładu.

Prezentacja aplikacji, materiały organizatora

Aplikacja Film Factors PL, czyli aplikacja rentownościprowadzi nas do przygotowania schematu recoupmentu już na etapie preprodukcji - nie tylko poprzez bazę wydatków w postaci kosztorysu produkcji, ale i kluczowego dla obliczenia zwrotu z inwestycji planu kosztów dystrybucji, tak zwanego P&A (Prints and Advirtising). 

Czynniki wpływające na tworzenie kosztorysu P&A zmieniają się cały czas. Bezsprzecznie nakłady promocję stają się wykładnią sukcesu. Ważne jednak, by były one zaplanowane rozważnie, w sposób dostosowany do projektu. Pierwszy człon nazwy - „P” czyli PRINTS (zaszłość z czasów dominacji kopii światłoczułych), to koszty kopii eksploatacyjnych filmów i zwiastunów. Ten człon w dzisiejszych czasach ma kosztowo mniejszą wagę, bo w epoce kopii cyfrowych, kosztujących 10-krotnie mniej, nie jest tak ważnym składnikiem nakładów. Dziś istotna nie jest liczba kopii, ale ekranów – co nie ma większego znaczenia w kosztorysie, a jest raczej efektem skutecznego bookingu. Na koszty członu „A” - ADVERTISING, składa się kilkadziesiąt pozycji, zazwyczaj szalenie kosztownych – m.in. wykup reklam, czasu antenowego i powierzchni reklamowych, PR, premiera, koszty kreacji, druk, materiały dodatkowe, teasery, ambient marketing czyli formy niestandardowe, promocje powiązane i wiele innych.

W rezultacie wielu różnych kalkulacji w aplikacji powstaje kosztorys produkcji, zawierający 30 kategorii kosztów, opatrzonych tzw. faktorami, czyli czynnikami wpływającymi na wysokość kosztów. Następnie – kosztorys dystrybucji z kwotami podziału na 14 kategorii uwzględniający wrażliwość na 20 faktorów promocji.  I w ostatnim etapie – plan osiągnięcia punktu break even (momentu osiągnięcia zwrotu nakładów)  na kilku różnych poziomach, uwzględniający wrażliwość na około 10 faktorów.

Słowem kluczem aplikacji jest więc faktor – czyli ten element, który może w znaczący sposób zmienić realia projektu, w konsekwencji – kosztów. Sam Przełęcki definiuje faktor jako czynnik, który może być zmienną lub stałą w kalkulacji  w zależności od tego, jakiej kategorii dotyczy. Faktor może objąć w linii kosztu – w tak zwanym L-M-S, czyli w kwocie będącej wynikiem mnożenia Liczby, przez Mnożnik
i Stawkę danej pozycji kosztorysowej – każdy jej element, różnie interpretowany.  

Najprostszym przykładem, pomagającym zrozumieć czym jest faktor stały, a czym zmienny – jest koszt transportu.  - Czynnikiem stałym będzie koszt benzyny – niezależnie od tego jaki produkujemy film, będzie on stałą w produkcji. Dla wielkiego, wysokonakładowego filmu i dla małej studenckiej etiudy cena za jaką nabywali litr benzyny w kasie stacji będzie identyczna – tłumaczy Kamil Przełęcki. - Jednakże ostateczne koszty paliwa wiążą się z faktem jaki zastosujemy mnożnik i jakiej potrzebujemy liczby skalującej cenę benzeny. A te czynniki związane jest z liczbą samochodów i przejechaną trasą, na co może mieć wpływ fakt, czy realizujemy zdjęcia mieście - bazie, czy jedziemy do innego regionu, jakich używamy pojazdów, ile ich mamy w produkcji etc. I tu właśnie pojawia nam się zmienna, zależna od założeń konkretnej produkcji.

Skorzystanie z aplikacji umożliwi oprócz kalkulacji kosztu produkcji i promocji oraz wskazania przy tych wartościach różnych poziomów break even – także obliczenie estymowanego planu wydatków w czasie, czyli tak zwanego cash flow (z ang. przepływy finansowe) projektu.

Kamil Przełęcki, materiały organizatora

To ważne, aby można było harmonijnie zaplanować wydatki i dopływy gotówki i nie doprowadzić do utraty płynności produkcji lub by z wyprzedzeniem estymując taką możliwość, zabezpieczyć się kredytem operacyjnym lub stosownymi rozkładami rat w umowach inwestycyjnych lub ustaleniach
z wykonawcami.

  - Podstawowym zadaniem i sensem istnienia aplikacji jest poza stricte operacyjnym uproszczeniem planowania wydatków - stworzenie prostego narzędzia kalkulacji, przydatnego nie tylko dla producentów i kierowników produkcji, ale przede wszystkim dla partnerów i inwestorów, których od inwestowania w produkcję filmową często bardziej niż podejmowanie ryzyka, powstrzymuje fakt, że słabo rozumieją mechanizmy decydujące o rentowności projektów w branży filmowej – komentuje Kamil Przełęcki w rozmowie z redakcją Serwisu Filmowego SFP. - Większość gałęzi biznesowych posługuje się uproszczonymi narzędziami budżetowania i kalkulacji poziomów rentowności i aż dziwne, że do tej pory nie było takiego narzędzia dla produkcji filmowej. 

Projekt realizuje Kamil Przełęcki i firma  CINEO STUDIO Sp. z o.o. . Etap projektowy został wsparty przez Polski Instytut Sztuki Filmowej. W perspektywie – doskonalenie aplikacji i faza wdrożeniowa.

Dowiedz się więcej: filmfactors.pl