Jeszcze na początku nowego milenium przekazywanie tantiem dla naszych autorów z zagranicznych rynków wiązało się z kilkumiesięczną wymianą korespondencji pomiędzy organizacjami. Wymagało to dodatkowej pracy takiej jak wymiana certyfikatów rezydencji podatkowej czy wreszcie rozstrzygania konfliktów pomiędzy autorami o wysokość udziału w utworze lub przynależność organizacyjną. Niejednokrotnie nie mogliśmy zrealizować wypłat dla zagranicznych organizacji lub musieliśmy czekać na tantiemy należne naszym autorom, ponieważ nie było jasne, której organizacji i na jakim terytorium powierzyli oni swoje prawa.

ZAPA, będąc członkiem konfederacji CISAC, zrzeszającej aktualnie 239 stowarzyszeń ze 120 krajów, brał udział w opracowaniu zbioru zasad, jakich powinny przestrzegać organizacje, by usprawnić przepływ informacji pomiędzy sobą.

Z pomocą po raz kolejny przyszła technika, a dokładniej – we współpracy z innymi krajami stworzone zostały systemy bazodanowe, dzięki którym identyfikacja autorów i ich repertuaru została znacznie usprawniona. W jednym miejscu udało się skompletować informacje niezbędne do prawidłowego przekazywania należności autorskich bez angażowania znacznych środków ze strony organizacji. Powstały narzędzia codziennej pracy większości organizacji zbiorowego zarządu na świecie: międzynarodowa baza danych o przynależności organizacyjnej uprawnionych IPI oraz baza danych o utworach i ich współtwórcach IDA.

Czym jest baza danych IPI – (Interested Party Information)?
To globalna baza informacji o uprawnionych, ich przynależności organizacyjnej i zakresie terytorialnym powierzonych praw. Dostęp do tej bazy jest szyfrowany i korzystać z niej mogą tylko uprawnieni pracownicy z każdej organizacji. Używamy jej codziennie, rejestrując w niej zapisujących się do ZAPA uprawnionych. System ten umożliwia nam:
•    potwierdzanie danych podawanych przez twórców przepisujących się do ZAPA z innych organizacji. Weryfikacja tych informacji, przede wszystkim okresu zakończenia ochrony praw przez inne ozz, zapobiega podwójnej wypłacie tantiem dla autorów (za te same okresy rozliczeniowe);
•    prawidłową identyfikację twórców pod kątem ich przynależności do danej organizacji, co jest kluczowe, gdy przykładowo chcemy zainkasować dla zagranicznego twórcy wynagrodzenia z tytułu zwielokrotnień.

Co ważne, twórcy mając swobodę w powierzaniu swoich praw do różnych organizacji, dzięki bazie IPI nie muszą się już martwić, czy należne im tantiemy trafią do właściwej ozz. To pozytywna zmiana porządkująca rynek w tym zakresie.

Czym jest baza danych IDA – (International Documentation on Audiovisual works)?
Naturalnym krokiem po uporządkowaniu kwestii prawidłowej identyfikacji przynależności autorów do określonych ozz było stworzenie międzynarodowej bazy danych umożliwiającej prawidłową identyfikację współtwórców poszczególnych utworów audiowizualnych. Podobnie jak w przypadku bazy IPI, dostęp do bazy IDA jest możliwy tylko dla wyznaczonych pracowników organizacji. System ten jest niezastąpiony przy identyfikacji utworów wykorzystanych na terenie naszego kraju, a dokonywanej przez zagraniczne organizacje. ZAPA na bieżąco dodaje do bazy IDA chronione przez siebie utwory ze wskazaniem ich współtwórców, ułatwiając w ten sposób identyfikację tych utworów przez organizacje zagraniczne. Konflikty w udziałach, szczególnie w koprodukcjach, które w przeszłości były identyfikowane bardzo długo, teraz są widoczne niemal natychmiast. Umożliwia to szybsze rozwiązywanie konfliktów i pozwala na zapisanie prawidłowych udziałów niezbędnych do przyszłych rozliczeń. System rozwiązał również problem różnego sposobu zapisywania udziałów autorskich przez organizacje. Tytułem przykładu organizacje brytyjskie często podają udział autora w całości utworu, a nie w konkretnej warstwie np. w reżyserii.

Kierunki rozwoju
W ostatnich latach systemy, o których mowa powyżej pozwoliły nam na wyjaśnienie dużej liczby konfliktów, a także na uporządkowanie informacji o autorach chronionych przez więcej niż jedną ozz. Organizacje już na etapie inkasa mogą identyfikować odbiorców tantiem bez długiego okresu ich poszukiwania. Jest jednak jeszcze wiele do zrobienia. Dużym wyzwaniem dla ozz, w kontekście używanych przez nas narzędzi, będą zmiany w polskim oraz europejskim prawie. W szczególności dotyczy to dostosowania się do nowej unijnej regulacji, jaką jest Rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO). Zdajemy sobie sprawę, iż czeka nas niełatwe zadanie. Będziemy musieli pogodzić interes twórców, jakim jest najszybsze przekazanie należnych im tantiem (poprzez użycie wspólnych baz danych o utworach i współtwórcach) z zapisami rozporządzenia o ochronie danych osobowych, które bardzo restrykcyjnie określają zakres i sposób wymiany informacji. Niemniej jednak uważamy, że rozwój systemów informatycznych wspierających działalność organizacji zbiorowego zarządu to wyłącznie pozytywy dla naszych uprawnionych.

Cezary Piekarczyk
Kierownik działu repartycji i obsługi autorów SFP-ZAPA, członek Management Committee of IDA